Elecom agiliza el registro de entrada y salida de los hospitales con quioscos digitales

Introducción

Elecom, un integrador de sistemas con sede en París y experiencia tanto creativa como en hardware , había observado un patrón de peticiones recurrentes. Múltiples hospitales de toda Francia se esforzaban por clasificar la creciente carga de citas de los pacientes, agravada por el aumento de la carga de trabajo del personal médico debido a la epidemia de coronavirus. ¿Había alguna forma de agilizar el proceso de entrada y salida para reducir los errores, acortar los tiempos de espera y minimizar el volumen de pacientes copresentes en la misma sala de espera?

Elecom aprovechó su experiencia en interactividad, la combinó con sus más de 8 años de experiencia con Intuiface y abordó el problema.

Entender el reto

Todos hemos ido a la consulta de un médico y la experiencia suele ser bastante constante:

1. hacer cola junto a otros pacientes a la espera de que uno de los pocos mostradores de facturación esté disponible
2. observa cómo los que están delante de ti tardan un tiempo extrañamente largo en registrarse
3. acérquese por fin a una ventanilla o a un mostrador y comunique todo sobre usted, su médico y el motivo de su visita
4. esperar a que se introduzcan los datos, corregir los errores y luego (según el país y la causa) pagar las tasas
5. sentarse con desconocidos y contar los minutos porque no se sabe cuánto durará la espera

¿Buena experiencia? No, y el proceso de salida podría ser igual de difícil.

Luego está el personal médico. No se benefician más de este proceso que los pacientes. Piénselo: El personal de oficina, desbordado, tiene que gestionar una fila de pacientes cada vez más frustrados. Se acumula trabajo adicional para registrar y asesorar adecuadamente a los visitantes. Y si la información del paciente es incorrecta, el flujo de entrada se atasca hasta que se encuentra una solución.

Tanto los pacientes como el personal médico se ven perjudicados por un proceso anticuado, totalmente dependiente del ser humano, que puede ralentizarse o bloquearse en múltiples fases. Tiene que haber una forma mejor.

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Solución

Basándose en diversos proyectos en otros ámbitos, Elecom sabía que la interactividad digital podía ser un "rompedor de colas en las salas de espera" que agilizara el proceso de entrada y salida. Tras estudiar las necesidades específicas de un hospital, Elecom identificó las siguientes funciones como clave:

1. check-in compatible con múltiples métodos de autoidentificación
2. integración de datos con los sistemas de gestión hospitalaria
3. sistema de colas que combina la asignación de números con la señalización del siguiente número que va a ser atendido
4. programación de citas de seguimiento

Elecom creó esta solución con Intuiface y la denominó Hospicom. Se trata de una solución llave en mano que puede personalizarse con la marca, integrarse con sistemas back-office únicos e implantarse en cualquier hospital en sólo un mes. Todo puede personalizarse. El uso de Intuiface garantiza una clara separación de intereses, lo que permite que la interfaz de usuario, la lógica empresarial, las integraciones de sistemas, etc. evolucionen de forma independiente.

Las consultas médicas pueden elegir entre el autoservicio o el despliegue asistido, en función de la demografía del paciente y de su nivel de comodidad con la interactividad. En todos los casos, los visitantes pueden elegir entre varios métodos de registro, como el escaneado de códigos QR para citas programadas en línea o la introducción de datos para recursos como tarjetas de la Seguridad Social. Los periféricos que facilitan el registro incluyen escáneres de códigos de barras, lectores de tarjetas e impresoras.

Las integraciones realizadas en el plazo de un mes mencionado incluyen sistemas de gestión hospitalaria, sistemas de gestión de colas y plataformas de citas sanitarias en línea. Los quioscos pueden personalizarse e instalarse prácticamente en cualquier lugar de la sala de espera. El resultado es la eliminación de prácticamente todas las barreras de adopción.

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Resultados

Elecom ya ha implantado Hospicom en varios hospitales, entre ellos

• Instituto Mutualista Montsouris: 6 quioscos con un solo empleado, adaptados para atender a las personas mayores.
• Hospital Foch: 15 quioscos con dos asistentes, centrados en general en la facturación

Los resultados de estas implantaciones han puesto de manifiesto una serie de ventajas para el hospital:

1. Reducción del personal de facturación y, por tanto, aumento del personal dedicado a otras tareas críticas para la empresa. Por ejemplo, el Institut Mutualiste Montsouris pudo redirigir a tres empleados de facturación a finanzas.
2. Reducción del tiempo de espera de los pacientes de 30 a 5 minutos
3. Disminución del volumen de pacientes copresentes en la sala de espera
4. Mayor satisfacción del paciente

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El resultado neto es la obtención de un ROI positivo en un solo trimestre. A ello se suma una reducción casi inmediata de la carga de registro de entrada y salida en las visitas a las oficinas. Los análisis subyacentes de Intuiface pueden utilizarse para identificar otros cuellos de botella, lo que garantiza la capacidad de Elecom para ajustar las implantaciones después de su puesta en marcha.

Hospicom es una oferta competitiva única para un entorno de alta fricción. Los hospitales se benefician al tener acceso a una solución de bajo coste y adaptada a sus necesidades. Al utilizar la plataforma de Intuiface, Elecom se beneficia al poder ofrecer una solución de precio competitivo, alto valor y altamente personalizada con mucha más agilidad, calidad y en plazos mucho más cortos de lo que habría sido posible con el desarrollo de software a medida. Además, gracias a la certificación ISO27001 de Intuiface, Elecom puede confiar en que la plataforma cumple los requisitos de protección de datos.